Si votre entreprise se trouve dans un pays de l'Union européenne (UE) ou si vous traitez les données personnelles de citoyens de l'UE, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) vous concerne.
Lorsque vous utilisez le consentement comme fondement juridique pour le traitement des données, le RGPD exige que le consentement soit donné librement et qu'il soit précis, éclairé et univoque. Vous devez également expliquer clairement comment vous prévoyez d'utiliser les données personnelles de vos contacts. Les formulaires d'inscription de Mailchimp vous aident à rester conforme à cette loi. Nos formulaires facultatifs et adaptés au RGPD comprennent des cases à cocher pour le consentement d'inscription, et des sections modifiables qui expliquent comment et pourquoi vous utilisez des données.
Cet article vous propose de découvrir de quelle façon les formulaires d'inscription peuvent vous aider à respecter le RGPD.
Voici ce qu'il faut savoir avant de commencer ce processus.
La simple activation des champs RGPD sur vos formulaires d'inscription ne vous rendra pas conforme pour autant. Ce n'est que le premier pas d'un processus en plusieurs étapes. Pour recueillir le consentement des nouveaux contacts et des contacts existants, vous devez configurer vos formulaires, créer un segment et envoyer un e-mail de consentement. Voici comment cela fonctionne.
Segmentez votre audience en fonction des autorisations marketing que vous recevez via votre formulaire d'inscription. Vous pouvez créer des segments avant de recueillir vos données. Une fois vos segments créés et enregistrés, vous pourrez y accéder à tout moment. Donnez des noms descriptifs à vos segments pour les retrouver facilement.
Une fois que vos segments sont créés, vous pouvez ensuite collecter le consentement pour envoyer votre marketing à ces contacts. Les nouveaux contacts peuvent s'inscrire via un formulaire publié, mais il vous faudra aussi toucher vos clients existants.
Une fois que vous avez enregistré votre segment de consentement et après que les contacts aient donné leur consentement via un formulaire publié, utilisez-le pour envoyer votre e-mail ou votre campagne publicitaire uniquement à ces personnes.
Les champs du formulaire RGPD comportent des cases à cocher permettant à vos contacts de donner leur accord pour recevoir vos messages marketing, ainsi qu’un espace où vous pourrez ajouter les informations nécessaires. Mailchimp propose une suggestion d’énoncé que vous pouvez modifier en fonction de votre plan marketing. Assurez-vous que chaque section décrit avec précision vos activités de marketing.
Ce tableau explique ce que vous devez inclure dans chaque champ.
| Champ | |
|---|---|
| Description | Ce champ décrit la raison pour laquelle vous collectez les informations sur votre formulaire ; par ex., pour fournir des mises à jour marketing et de produits. |
| Options | Ce champ utilise des cases à cocher afin d’obtenir le consentement pour chaque activité marketing que vous menez. N’oubliez pas que chaque activité de marketing doit être clairement communiquée et nécessite un consentement distinct. |
| Texte juridique | Ce champ explique votre utilisation des données des contacts. Les déclarations que vous faites dans cette section doivent être cohérentes avec vos pratiques, alors assurez-vous de modifier ce champ pour répondre aux besoins de votre entreprise. Indiquez vos coordonnées sur le formulaire d’inscription ; le RGPD exige que l’organisation recueillant les données personnelles (c’est-à-dire vous) s’identifie. Dites à vos clients qu’ils peuvent changer d’avis à tout moment avec le lien de désabonnement. |
Une fois que vous aurez activé les champs de formulaire du RGPD pour votre audience, ces champs seront inclus dans les formulaires d’inscription hébergés pour votre audience, les formulaires intégrés, les formulaires de mise à jour de profil, et les pages de destination d’inscription.
Les champs seront également inclus dans les formulaires contextuels proposant le format Modal et l’alignement None (Aucun) ou Top (En haut) de l’image dans les formulaires contextuels.
Pour trouver les mises en page de formulaire contextuel compatibles avec les champs RGPD pour votre audience, suivez les étapes ci-dessous.
Les champs RGPD ne sont pas compatibles avec les intégrations de formulaires.
Pour utiliser les champs RGPD sur vos formulaires d’inscription, activez-les pour chaque audience qui recueille ou contient les données personnelles des citoyens de l’UE, puis modifiez-les pour refléter vos pratiques marketing.
Une fois que les champs RGPD seront activés pour une audience, ils pourront être affichés et modifiés. Ces champs seront inclus dans la plupart des formulaires d’inscription associés à cette audience, dont les formulaires contextuels, les formulaires d’inscription hébergés, les formulaires intégrés et les pages de destination permettant l’inscription.
Pour activer et modifier les champs RGPD pour votre audience, procédez comme suit.
Et voilà ! Une fois que vos formulaires seront utilisés, faites attention aux autres modifications que vous apporterez. Si vous modifiez une option de case à cocher, le consentement que vous avez reçu avant d’effectuer la modification ne sera plus valide et vous devrez reconfirmer votre choix. Si vous souhaitez modifier votre formulaire, nous vous suggérons d’ajouter une nouvelle option ou d’en supprimer une ancienne.
Une fois les champs RGPD activés, vous pouvez également les modifier à partir du créateur de formulaire. Les modifications que vous apportez dans le créateur de formulaire seront appliquées à la plupart des formulaires d’inscription Mailchimp, dont les formulaires contextuels et les pages de destination compatibles.
Pour modifier les champs RGPD du créateur de formulaire, procédez comme suit.
Si vous souhaitez que vos contacts choisissent une option avant de s’abonner, cliquez sur n’importe quel champ, puis cochez la case Required field (Champ obligatoire).Après avoir configuré les cases à cocher liées à vos autorisations marketing, segmentez votre audience de façon à envoyer votre e-mail uniquement aux personnes ayant donné leur accord par le biais de votre formulaire d'inscription.
Pour créer et enregistrer un segment dans votre audience, procédez comme suit.
Pour en savoir plus sur la gestion des segments, consultez l'article Enregistrer et gérer les segments).
Maintenant que vous avez mis à jour vos formulaires et que vos segments sont configurés, vous pouvez recueillir le consentement des nouveaux contacts et appliquer votre stratégie marketing en conséquence. Cependant, il faut encore que vos contacts existants acceptent vos autorisations marketing. Invitez vos contacts à mettre à jour leur profil grâce à un e-mail de consentement.
Vous pouvez utiliser le modèle d'e-mail que nous avons conçu pour vous aider à créer votre e-mail de A à Z. Envoyez votre e-mail de consentement à l'ensemble de votre audience et veillez à inclure un lien Update Your Preferences (Mettre à jour vos préférences). Le suivi des clics ne fonctionnant pas avec le lien Update Profile (Mettre à jour le profil) ou d'autres balises de fusion générées par le système, vous devez utiliser les champs de formulaire RGPD et les segments pour savoir qui a mis à jour ses paramètres.
Pour recueillir le consentement de vos contacts existants, procédez comme suit.
Le modèle comprend une suggestion d'énoncé que vous pouvez modifier. Prévisualisez et testez votre e-mail comme d'habitude et envoyez-le à toute votre audience.
Une fois votre campagne de consentement envoyée, utilisez vos segments Marketing Permissions (Autorisations marketing) pour communiquer uniquement avec les contacts qui ont expressément donné leur accord pour recevoir vos messages marketing. Astuce : vous pouvez désabonner en masse tous les contacts qui ne souhaitent pas recevoir vos communications marketing.
Certaines autorités de l'UE recommandent aux entreprises de rafraîchir leur contenu régulièrement, suggérant la possibilité de continuer à envoyer des e-mails de reconfirmation. Il est important de disposer d'un fondement juridique, comme le consentement ou l'intérêt légitime, pour envoyer un e-mail à un contact.
Sans ce fondement légal conformément au RGPD, il est préférable d'éviter l'envoi d'un e-mail de reconfirmation et de supprimer le contact de votre audience. Comme d'habitude, nous vous invitons à vous adresser à un conseiller juridique afin de rechercher la solution la plus adaptée à votre situation.
Lorsqu'un nouveau contact s'inscrit à votre marketing par le biais d'un formulaire d'inscription hébergé, contextuel ou placé sur une landing page pour votre audience conforme au RGPD, nous enregistrons les informations des différents champs dans une version en texte brut de votre formulaire. Cette version récupère les champs RGPD affichés à votre contact lors de son inscription, vous permettant ainsi de démontrer que vous avez décrit avec précision vos activités marketing. Vous pouvez consulter ces informations à tout moment, sur la page de profil du contact.
Vous pouvez modifier ici les préférences en matière d'opt-in de votre contact, mais nous vous le déconseillons. Si vous décidez de modifier les préférences de votre contact, il est impératif de disposer de son accord explicite et vérifiable.
